Remplir les DC1, DC2 et DC4 par IA : le piège du format .doc et la solution .docx

Les formulaires DC, un passage obligé encore trop manuel

Toute entreprise qui répond à un marché public connaît la corvée. Avant même de rédiger le moindre argument technique, il faut renseigner les formulaires de candidature : le DC1, lettre de candidature qui identifie le candidat ou le groupement, le DC2, déclaration individuelle du candidat avec ses capacités financières et ses références, et le DC4 lorsqu’une sous-traitance est prévue. Les mêmes informations, recopiées encore et encore, marché après marché.

L’idée d’automatiser ce remplissage avec l’intelligence artificielle paraît évidente. Ces documents sont répétitifs, structurés, et nourris par des données que votre entreprise connaît déjà : raison sociale, SIRET, chiffre d’affaires des trois derniers exercices, effectifs, références. En théorie, une IA devrait pouvoir les compléter en quelques secondes.

En pratique, un obstacle technique bloque souvent l’automatisation, et il tient à un détail que personne ne mentionne : le format dans lequel l’administration publie ces formulaires. Cet article explique ce piège, pourquoi le passage au .docx le résout, et comment l’IA peut enfin prendre en charge ce travail ingrat. Pour la signification champ par champ de chaque imprimé, notre mode d’emploi des formulaires DC1, DC2, DC4 et ATTRI1 reste la référence à garder sous la main.

Le piège : des modèles officiels au format .doc

Les formulaires DC sont produits et mis à disposition par la Direction des Affaires Juridiques du ministère de l’Économie. Ils sont téléchargeables gratuitement sur le site officiel. Le problème, c’est leur format : l’administration les diffuse en .doc, l’ancien format binaire de Word, accompagné de notices au format PDF.

Ce choix a une conséquence directe pour l’automatisation. Le .doc est un format fermé, mal structuré, où les champs de saisie ne sont pas toujours clairement délimités. Les outils modernes, qu’il s’agisse d’une IA ou d’un simple script de pré-remplissage, peinent à y injecter proprement des données. La mise en forme se casse, les tableaux se décalent, les zones à compléter se mélangent au texte fixe. Beaucoup d’entreprises finissent par recopier les informations à la main, précisément le travail qu’elles espéraient éviter.

À cela s’ajoute une confusion fréquente sur les références. Le DC3 n’existe plus : l’ancien acte d’engagement a été remplacé par le formulaire ATTRI1. Quand on parle aujourd’hui de remplir ses formulaires de candidature, on vise donc le trio DC1, DC2 et DC4. Le DC2, dans sa version la plus récente, et le DC4, applicable depuis le 1er janvier 2024, intègrent d’ailleurs des évolutions réglementaires qu’un vieux modèle récupéré au hasard sur internet ne reflète pas forcément.

Pourquoi le .docx change tout pour l’IA

Le format .docx, lui, est un format ouvert et structuré, fondé sur du XML. Concrètement, chaque élément du document est balisé et adressable : un programme peut identifier sans ambiguïté où commence et où finit une zone de saisie, et y déposer la bonne valeur sans casser la mise en page.

C’est exactement ce dont une IA a besoin pour pré-remplir un formulaire de façon fiable. À partir de votre fiche entreprise centralisée, une fois pour toutes, l’outil retrouve les champs récurrents et les renseigne : identité, forme juridique, SIRET, coordonnées, chiffre d’affaires par exercice, effectifs, attestations. Les données qui se répètent entre le DC1 et le DC2 ne sont saisies qu’une seule fois et propagées automatiquement, ce qui élimine au passage les incohérences entre formulaires, l’une des causes classiques d’irrégularité d’une candidature.

Le gain n’est pas que du confort. Un formulaire pré-rempli de manière cohérente, à jour de la dernière version officielle, réduit le risque d’oubli d’une pièce ou d’une mention obligatoire. Le temps récupéré peut être réinvesti là où il crée vraiment de la valeur, sur les leviers qui font la différence une fois la candidature recevable : la qualité du mémoire technique, le juste positionnement du prix et les moyens humains mobilisés. Cette logique de pré-remplissage par les données s’inscrit dans la même démarche que l’ensemble de la réponse à un appel d’offres assistée.

Convertir et rediffuser ces formulaires : est-ce légal ?

La question mérite d’être posée clairement, car beaucoup hésitent à utiliser une version qui ne provient pas directement du site officiel. La réponse est rassurante : c’est parfaitement légal.

Les formulaires DC sont des documents administratifs constituant des informations publiques au sens du Code des relations entre le public et l’administration. À ce titre, ils sont mis à disposition sous Licence Ouverte Etalab, qui accorde un droit de libre réutilisation, y compris à des fins commerciales, et autorise expressément de les adapter, de les transformer et de les rediffuser. Convertir un .doc officiel en .docx remplissable et le proposer en téléchargement entre donc pleinement dans le cadre prévu.

Trois conditions encadrent cette réutilisation, et nous les respectons : citer la source, c’est-à-dire la Direction des Affaires Juridiques du ministère de l’Économie, ainsi que la date de la version réutilisée ; ne pas induire en erreur sur le contenu ou son origine ; et ne pas laisser croire à un caractère officiel ou à une caution de l’administration. Le contenu réglementaire des formulaires n’est jamais modifié : seule la structure du fichier est mise au propre pour permettre le remplissage automatique.

Les versions .docx remplissables mises à disposition par Remporte

Pour lever définitivement l’obstacle du format, nous mettons à disposition les versions .docx remplissables des formulaires DC1, DC2 et DC4, fidèles aux versions publiées par l’administration et prêtes à être complétées, à la main ou par une IA. Pas de mise en page à reconstruire, pas de champs à deviner : un document propre, directement exploitable.

• DC1, lettre de candidature : télécharger le .docx
• DC2, déclaration du candidat : télécharger le .docx
• DC4, déclaration de sous-traitance : télécharger le .docx

Pour aller plus loin dans l’automatisation, chaque formulaire est accompagné d’une carte de champs au format XML. Elle décrit, rubrique par rubrique, les informations attendues et leur nature : donnée d’entreprise à reporter, choix à cocher, ou information propre au marché à saisir. Fournie à une IA en même temps que le .docx, cette carte lui sert de plan de remplissage et fiabilise nettement le résultat.

• Cartes de remplissage IA (XML) : DC1, DC2, DC4

Ces .docx et leurs cartes de champs sont le format de sortie ; la source, c’est vos données. Pour les ranger une fois pour toutes, téléchargez aussi le modèle de fiche entreprise pour appel d’offres au format JSON. Fiche JSON + .docx + carte de champs, c’est le trio à donner à l’IA.

Ces fichiers reprennent les formulaires de la Direction des Affaires Juridiques du ministère de l’Économie (DC1 version 2019, DC2 et DC4 version 2023), réutilisés sous Licence Ouverte Etalab 2.0. Le contenu réglementaire n’est pas modifié : seule la mise au format .docx facilite le remplissage. Avant chaque dépôt, vérifiez sur le site officiel que vous utilisez bien la version en vigueur.

Au-delà des seuls formulaires DC, gardez en tête qu’il existe une alternative européenne, le DUME, que certains acheteurs acceptent ou imposent : il ne se complète pas dans un .docx joint mais se saisit sur le service officiel, et se pré-remplit autrement avec l’IA. La sous-traitance déclarée via le DC4 obéit, elle, à ses propres règles qu’il vaut mieux maîtriser avant de signer.

Conclusion

Remplir les DC1, DC2 et DC4 par IA n’a rien d’impossible. Ce qui bloquait, ce n’était pas l’intelligence artificielle, mais le format .doc dans lequel l’administration diffuse ses modèles. En repartant d’un .docx structuré et à jour, le pré-remplissage automatique devient fiable, cohérent d’un formulaire à l’autre, et conforme à la dernière version réglementaire. C’est un petit changement de format pour un vrai gain de temps, qui vous laisse vous concentrer sur ce qui fait gagner un marché : la valeur de votre offre.

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